Quels sont les principaux documents officiels d’une entreprise ?

Gérer une entreprise, c’est souvent avoir affaire à de la paperasse dont on ne comprend pas toujours l’utilité. Et ce quelle que soit la forme juridique de la structure ! Pourtant, ces papiers restent essentiels au bon fonctionnement de cette dernière. On vous récapitule dans cet article les documents les plus importants à connaître lorsqu’on est entrepreneur. 

L’extrait Kbis 

Vous connaissez peut-être déjà ce terme : l’extrait Kbis (ou extrait K pour les micro-entreprises) s’apparente à la carte d’identité de l’entreprise. Ce document officiel est généré au moment de l’immatriculation de l’entreprise auprès du RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) et prouve donc l’existence juridique de la société. Il contient une multitude d’informations, parmi lesquelles : 

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• la dénomination sociale ;
• la forme juridique ;
• la date de création ;
• le montant du capital social ;
• l’adresse du siège social ;
• l’activité de l’entreprise ;
• le nom de domaine du site Internet.

En tant que dirigeant d’entreprise, l’extrait Kbis peut vous être demandé dans de nombreuses situations : lors d’une participation à un appel d’offres, lors de l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ou de la signature d’un contrat avec un prestataire. Il sert notamment à rassurer le partenaire sur la situation financière de la société : il est en effet indiqué si l’entreprise est en redressement judicaire. C’est pour cette raison qu’un Kbis de moins de 3 mois est exigé. Cela permet d’avoir des informations sur les entreprises à un instant T. 

Notez que n’importe quel individu est en mesure de demander l’extrait Kbis d’une entreprise : la démarche sera simplement gratuite pour le chef d’entreprise (s’il l’effectue en ligne) et payante pour une personne extérieure. Le processus peut être délégué à une plateforme en ligne pour une obtention facilitée. 

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Les statuts juridiques de l’entreprise 

Au moment de la création d’une entreprise, il est indispensable de rédiger les statuts juridiques de celle-ci. Les associés doivent se mettre d’accord et décider de la forme juridique, de la raison sociale, des activités principales, du montant du capital social, de l’adresse du siège et des modalités de fonctionnement de la structure. Les statuts juridiques sont utiles, car ils regroupent toutes ces informations. Ils s’apparentent à “la charte fondatrice” de l’entreprise. À savoir : il fait l’objet d’un dépôt au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) lors de la demande d’immatriculation, en un exemplaire original, daté et signé par tous les associés en personne. Notez que vous si décidez d’ouvrir une micro-entreprise ou un EURL, vous n’avez pas d’obligation de rédiger les statuts. 

Les comptes annuels 

Passons maintenant à la comptabilité, un aspect très important de la vie d’une entreprise. Une fois par an, le chef d’entreprise doit déposer les comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Ceux-ci sont composés d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe. Cet ensemble est indissociable et est émis à la fin de chaque exercice comptable. La grande majorité des dirigeants font appel à un professionnel de la comptabilité afin de se faire aider dans cette tâche. Cette formalité est obligatoire, excepté pour les micro-entreprises.