Comment bien s’organiser et être efficace ?

Comment organiser sa journée de la meilleure façon possible ? Dormir est déjà une première étape pour réussir sa journée. 7 heures au minimum vous aideront à être en forme. Et si vous être continuellement en retard, ne vous inquiétez pas, il existe des solutions pour être plus efficace dans son travail.

Voici nos conseils afin de gérer votre organisation !

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Planifier ses différentes missions

Chacune de vos missions se déroule en plusieurs tâches. En déterminant chaque étape de mission, vous établirez un schéma précis de votre planning. Cela vous aidera à réaliser vos objectifs sur le long terme.

Vous pouvez aussi opter pour un Plan Do Check Act :

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• La plan : vous réfléchissez à la façon de vous y prendre, à quels sont vos moyens pour atteindre vos objectifs.
• Do : c’est le moment d’engager l’action.
• Check : on étudie à ce moment le travail réalisé
• Act : cibler ses points à améliorer et définir de nouvelles ambitions pour continuer l’aventure.

Définir ses priorités

Une bonne organisation est une organisation que vous aurez hiérarchisée correctement. Il convient pour cela de déterminer quelles sont les missions à accomplir le plus rapidement possible. Vous devrez donc distinguer ce qui est urgent et important.

En faisant un tri, en réfléchissant aux tâches qui vous attendent, vous arriverez à définir des priorités qui vous aideront à avancer convenablement dans l’avancement de votre travail.

Des deadlines et un agenda comme compagnon

Si vous éprouvez toujours des difficultés pour réaliser vos objectifs, concentrez-vous dans ce cas sur les résultats que vous attendez de ces derniers. Quels avantages attendez-vous des résultats ? Répondre à cette question vous permettra de hiérarchiser les intérêts de vos tâches et d’élaborer un planning unique.

Servez-vous d’un agenda papier ou en ligne pour noter toutes vos tâches à remplir chaque jour. En fixant des dates ou en listant vos missions à réaliser quotidiennement, vous aurez un aperçu plus global de votre travail à faire. Le système des deadlines aident à effectuer ces tâches.

Epurer les dossiers pour ne pas être envahi

Il est très simple de se retrouver avec de nombreux papiers qui ne font que rajouter du désordre et accentuer un sentiment de débordement. C’est pourquoi trier ses dossiers et ses papiers régulièrement est une chose importante. Pour cela, il ne faut pas trop hésiter à jeter.

La loi de Douglas explique d’ailleurs que plus l’on dispose de place pour ranger, plus nous accumuleront pour remplir cet espace. Il convient alors de veiller à ne pas se laisser déborder et à trier ce qui ne sert pas ou plus.

Et si vous faites partie des personnes qui ont du mal à jeter, par un souci de garder ce qui « pourrait servir » ou « au cas où », pensez à la loi de Pareto. Cette loi décrite par un économiste montre que 80% des richesses sont possédées par 20% des acteurs économiques. Cette loi aussi appelée loi des 80/20 peut vous faire comprendre que sur 80% de la valeur des documents que vous gardez, seulement 20% vous sont utiles.

Vous savez maintenant ce qu’il vous reste à faire !

Déléguer ses tâches

Parfois on s’entête à vouloir tout faire soi-même, quitte à rendre ses journées impossibles.

Il est pourtant plus efficace de déléguer à une autre personne plus compétente, une tâche trop compliquée pour vous. A l’inverse, une tâche qui n’a besoin que d’une vérification peut être faite par une personne moins qualifiée.

En faisant ce travail de répartition, vous serez plus efficace. Veillez cependant à déléguer vos tâches dans les meilleures formes. Encourager votre assistant et n’oubliez pas de le soutenir malgré tout.

Savoir dire non

C’est une erreur classique mais qui cause de nombreux soucis. En effet, ne pas savoir refuser des missions vous rendra moins efficace et vous perdrez du temps sur le long terme. Ne devenez pas esclave du téléphone en répondant chaque seconde par exemple. Essayez de réduire les distractions.

A l’inverse, évitez de tout remettre au lendemain ce que vous pouvez faire dans votre journée. Votre planning du lendemain sera moins chargé !

Prendre du temps pour soi

Dans la course des tâches à accomplir, on oublie vite de se poser. Ce temps pour soi est pourtant essentiel. Garder du temps pour manger calmement, se réserver un moment de vraie pause dans la journée sont des moyens de se préserver du stress. Ces moments de répit participent au bien-être, à vous détendre et donc à favoriser une meilleure ambiance générale.

Sur le long terme, c’est moins de fatigue et une plus grande performance dans vos journées.

Chaque chose en son temps

Nous sommes faits pour nous concentrer sur un objectif. Ainsi, ce sera une perte de temps de faire plusieurs tâches en même temps, c’est le risque de faire des erreurs et d’être moins efficace.

Si vous êtes débordé, prenez le temps de finir une mission après l’autre et demandez à un collègue s’il peut vous soulager. Le fait de s’entre-aider participe à une bonne cohésion de groupe car chacun se sent utile. La productivité est grandement améliorée et vous souffrez moins du stress.