Note de frais : quel est l’essentiel à savoir sur ce document administratif 

Que ce soit dans les PME ou dans les grandes structures, toutes les entreprises sont confrontées à la note de frais au quotidien. Bien que cette tâche soit chronophage mobilise les ressources de l’entreprise et fait intervenir l’expertise du service comptable, il est impossible de l’ignorer. À quoi sert ce document, que contient la note de frais ? Et surtout comment faciliter la tâche en entreprise ? Éléments de réponses.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Lorsqu’un salarié effectue des dépenses de sa poche dans le cadre de son activité professionnelle, il se fait rembourser par son employeur. À cet effet, le document établi pour consigner avec précision les frais de dépense est appelé la note de frais. Qu’elle soit établie en support papier ou numérique, pour obtenir un remboursement, les frais énoncés sur la note doivent avoir été dépensés dans l’intérêt de l’entreprise.

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La note de frais peut prendre en compte notamment des frais de repas avec un client, des frais de logement ou encore des frais de déplacement. Également, dois être mentionnée dans le document, l’abonnement à un service informatique ou toute autre dépense engagée pour les besoins de la société.

Quelles sont les mentions obligatoires d’une note de frais ?

Tout employeur à l’obligation de rembourser les frais effectués par ses salariés dans le cadre de leur activité. Cela dit, pour bénéficier d’un remboursement, sur la note de frais, il faut inscrire tous les détails possibles afin de justifier la dépense. De même, ces frais doivent être proportionnels à l’activité et non abusifs. Encore faut-il que l’employeur sache comment gérer ses notes de frais.

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Par ailleurs, doivent figurer sur la note de frais la date de dépense, le nom du salarié qui a effectué la dépense ainsi que la description de la mission. À ces informations, s’ajoute le lieu du déplacement, la description de frais par catégorie, le montant, les indications de la TVA et pour finir, les factures de la dépense et les éventuelles pièces justificatif.

Une fois ces informations données, l’employeur décide de procéder aux remboursements des frais. À cet effet, il a le choix entre la méthode de payement par forfait, de l’application sur le salaire brut du salarié ou encore la méthode des frais réels. Dans tous les cas, le payement doit se faire dans un délai raisonnable.

Faciliter la gestion de la note de frais avec la solution N2f

Pour une entreprise qui compte quelques salariés, établir la note de frais peut s’avérer être une tâche facile. Cependant pour une structure avec un nombre important d’employés, la dématérialisation est sans doute la meilleure solution pour gagner un temps considérable sur les démarches administratives et se prémunir du risque de perte éventuel des notes de frais.

La N2f est en effet une application mobile intuitive qui révolutionne la procédure de remplissage des notes de frais. Avec cette alternative, les employés n’ont plus à remplir manuellement la note de frais ni à conserver les factures. Il leur suffit de prendre une photo des différents reçus qui découlent de leur dépense.

L’application mobile procède par la suite à un scannage intelligent et extrait de la photo les informations utiles pour établir la note de frais numérique. Notamment, le montant de la dépense, le taux de la TVA et autres. Ensuite, une note de frais est générée et est transmise de manière instantanée au service comptable de l’entreprise.

La solution innovatrice N2f est une vraie aubaine pour une entreprise au regard de ses nombreux atouts. La dématérialisation des notes de frais permet de réduire considérablement les erreurs de saisie et les risques de fraude. La N2f simplifie également le traitement au niveau du service comptable et réduit les dépenses pour l’entreprise. Outre cela, la N2f peut être utilisée aussi bien en ligne qu’en mode déconnecté grâce à l’application pour smartphone.